湖南省保险专业中介机构合规指引

发布时间：2020-04-14 点击量：3514

湖南省保险专业中介机构合规指引

第一章  总则

第一条 为防范经营风险，规范辖内保险专业中介机构内部运行和保险中介市场经营秩序，促进保险专业中介机构安全稳健运行，保护会员单位及保险消费者合法权益，依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国保险法》、《保险专业代理机构监管规定》、《保险经纪人监管规定》、《保险公估人监管规定》等有关法律、法规和相关自律规定，经各会员单位协商一致，共同制定《湖南省保险专业中介机构合规经营指引》（以下简称《指引》），并承诺严格遵守。

第二条 本指引适用于在湖南行政区域内经营的保险专业中介法人机构及分支机构，以及外埠在湘省级机构及分支机构。

  第三条 本指引所称的合规经营，是指保险专业中介机构及其从业人员，在合理的治理结构基础上，依据各自职责，制定和执行内部管理制度，合理防范和有效控制经营管理行为中的风险，以确保机构依法合规经营的行为。

第二章  组织管理

第四条 保险专业中介机构应当建立分工合理、职责明确的组织架构，制订组织架构管理制度，明确关键岗位、特殊岗位、不相容岗位及其控制要求。

第五条 保险专业中介机构本着精干高效、内控优先的原则，根据公司自身条件和经营需要设立合规部门（风控部门），或者配备专岗。

第六条 保险专业中介机构应当确保岗位合理设置以及岗位职权合理划分，坚持合规岗与业务岗、会计岗与出纳岗等不相容岗位相互分离，确保不同岗位之间权责分明、相互制约、相互监督。

第七条 保险专业中介机构应充分论证设立分支机构的必要性和可行性，对设立条件和经办程序做出明确规定，并为分支机构配备必要的人员和办公条件，确保分支机构达到规定的开业要求。

    第八条 保险专业中介机构应制订分支机构管理办法，加强对分支机构的管控，促进分支机构健康发展，维护公司整体形象和信誉。

第九条 保险专业中介分支机构应当执行总公司制定的业务、财务、人事等制度，使用统一的业务、财务系统。

第十条 保险专业中介机构应当具备与业务规模相适应的独立、固定经营场所，应将许可证（备案表）、营业执照和公司铭牌置于经营场所显著位置。

第十一条 保险专业中介机构应当在经营场所内设置独立的财务部门，并保证单证、档案等存放位置相对独立。

第十二条 保险专业中介机构应当制订印鉴、证照的管理制度，明确印鉴和证照的管理岗位及职责，确保申办、保管、使用和注销等流程符合规范。

第十三条 保险专业代理、保险经纪法人机构应当依照法律、行政法规及监管部门有关规定，及时投保职业责任保险或者缴存保证金，职业责任保险的赔偿限额或保证金的缴存数额应符合规定要求。

第十四条 保险专业代理、保险经纪法人机构应当依照法律、行政法规及监管部门有关规定，对注册资本实施托管。注册资本应在许可证有效期间处于持续托管状态，用途符合监管部门有关规定。注册资本不得以虚构债权债务等任何手段抽逃。

第十五条 保险公估机构经营保险公估业务，应当符合《资产评估法》要求及有关监管部门规定的条件，并向监管部门及其派出机构进行业务备案。

保险公估机构在工商注册登记地以外设立分支机构的，应当指定一家分支机构作为省级分支机构，负责办理辖区内分支机构设立及备案、提交监管报告和报表等相关事宜，并负责管理其他分支机构。

第十六条 保险公估机构应当在备案公告之日起 20 日内，根据业务需要建立职业风险基金，或者办理职业责任保险，完善风险防范流程。保险公估人应当自建立职业风险基金或者投保职业责任保险之日起 10 日内，将职业风险基金存款协议复印件、职业风险基金入账原始凭证复印件或者职业责任保险保单复印件报送监管部门派出机构，并在中介监管信息系统中登记相关信息。

第三章  业务管理

第十七条  保险专业代理机构应当与被代理保险公司签订书面委托代理合同，保险经纪机构、保险公估机构与委托人签订书面委托合同，依法约定双方的权利义务及其他事项。签订的合同不得违反法律、行政法规及中国银保监会、湖南银保监局有关规定。 

 保险专业中介机构不得与非法从事保险业务或者保险中介业务的机构或者个人发生保险中介业务往来。

第十八条 保险专业中介机构销售保险产品或开展业务合作，应由保险专业中介法人机构或外埠专业中介机构在湘一级分支机构与保险公司省级分公司签订合作协议。

合作协议中应当明确约定合作期限、合作内容、支付标准、账户信息、违约责任等内容。

第十九条 保险专业中介机构应当制作规范的客户告知书，并在开展业务时向客户出示。客户告知书至少应当包括保险中介机构的名称、营业场所、业务范围、联系方式等基本事项，保险专业代理机构还应在客户告知书中说明被代理保险公司的名称、营业场所、业务范围、联系方式等基本事项。

第二十条 保险专业中介机构应当严格按照法律、行政法规和中国银保监会的有关规定开展业务，不得有损害投保人、被保险人、受益人或者保险公司利益的行为。

第二十一条 保险专业代理机构、保险经纪机构不得将保险公司的直销业务虚挂为本机构的中介业务，不得给予或承诺给予客户保险合同约定以外的保险费回扣和其他任何利益，不得替客户代签名或抄录有关声明。

第二十二条 保险专业代理机构、保险经纪机构应当按照准确、完整、安全、保密的原则，收集、记录客户信息，按照监管部门的要求填写投保资料，并将客户信息真实、完整地提交给保险公司。

第二十三条 保险专业代理机构、保险经纪机构开展电话销售或网络销售，应当制定明确具体的电网销业务操作流程、资金收付程序等操作规范，确保相关业务信息能与保险公司核心业务系统实时对接。通过电网销模式开展业务应当按规定向保险监管部门报备。

第二十四条 保险专业中介机构应当建立反洗钱内控制度，积极开展反洗钱培训、宣传，妥善处置涉及本机构的重大洗钱案件，配合反洗钱监督检查、行政调查以及涉嫌洗钱犯罪活动的调查，对依法开展反洗钱的相关信息予以保密。

第二十五条 保险专业中介机构及其从业人员销售经相关金融监管部门审批的非保险金融产品的，应当在开展销售活动前向湖南银保监局提交拟销售非保险金融产品的相关情况、相关机构的资质情况、拟销售人员的资质情况及风险管控制度等书面材料，未提交相关书面材料的不得开展销售活动。

保险专业中介机构及其从业人员不得销售未经相关金融监管部门审批的非保险金融产品。

第二十六条 保险专业中介机构应建立统一规范的客户服务标准，采用统一的对外文件标准格式和业务流程，认真对待客户投诉，及时解决保险消费者投诉反映的问题。

第二十七条 保险专业中介机构应当加强单证管理，制订并严格实施单证管理制度，明确单证的存放、领用、盘点、核销、缴回、作废等管理规范，及时与保险公司做好单证交接工作。

第二十八条 保险专业中介机构应当建立完整规范的业务档案，制订业务档案管理制度，确保业务档案的真实性和完整性。

业务档案应当包括业务台账以及相关的原始单据，电子档案和纸质档案应当保持内容的一致性。

第二十九条 保险专业代理机构的业务台账，应当至少包括以下内容：

（一）保单的基本情况，包括保险人、投保人、被保险人名称或者姓名、代理保险产品名称、保单销售人员姓名、保险金额、保险费、缴费方式等；

（二）保险费代收和交付被代理保险公司的情况；

（三）佣金金额和收支情况；

（四）其他重要业务信息。

保险专业代理机构业务台账相关的原始单据应当至少包括以下材料：委托代理合同、投保单据、客户告知书、业务结算单以及其他重要原始凭证。原始单据的保存可以根据机构实际需要采用电子影像件或纸质件形式保存。

第三十条 保险经纪机构的业务台账，应当至少包括以下内容：

（一）通过本机构签订保单的主要情况，包括保险人、投保人、被保险人名称或者姓名、产品名称、保险金额、保险费、缴费方式等；

（二）保险费交付保险公司的情况、保险金或者退保金的代领以及交付投保人、被保险人或者受益人的情况；

（三）佣金金额和收支情况；

（四）本机构咨询业务所涉及的主要情况，包括委托人名称、咨询项目、咨询费收取情况等；

（五）其他重要业务信息。

保险经纪机构业务台账相关的原始单据应当至少包括以下材料：委托合同、投保单据、客户告知书、业务结算单、评估报告或咨询报告以及其他重要原始凭证。原始单据的保存可以根据机构实际需要采用电子影像件或纸质件形式保存。

第三十一条 保险公估机构的业务台账，应当至少包括以下内容：

（一）保险公估业务所涉及的主要情况，包括保险人、投保人、被保险人和受益人的名称或者姓名，保险标的、事故类型、估损金额等；

（二）报酬金额和收取情况；

（三）其他重要业务信息。

保险公估机构业务台账相关的原始单据应当至少包括以下材料：委托合同、客户告知书、业务结算单、公估报告以及其他重要原始凭证。原始单据的保存可以根据机构实际需要采用电子影像件或纸质件形式保存。

   第三十二条 保险专业代理机构、保险经纪机构应当落实保险销售行为可回溯管理制度，保险销售行为现场同步录音录像应符合相关业务规范要求，视听资料应真实完整连续，并应在录音录像完成后将视听资料和其他业务档案一并反馈至承保保险公司。

   第三十三条 保险专业中介机构与保险公司终止业务合作，应当按照业务合作协议及时办理结清手续，包括结清各种款项和退还各种空白单证和作废单证等。

  第三十四条 开展互联网保险业务的保险专业中介机构，应当严格按照法律、行政法规及监管部门有关规定开展业务，做好信息披露工作，加强对业务数据的安全管理。

第四章  人员管理

第三十五条 保险专业中介机构的董事长、执行董事、高级管理人员和省级分公司以外分支机构主要负责人的任职，应当符合监管规定要求。

保险专业代理机构、保险经纪机构拟任高级管理人员任职资格应事先向监管部门提交任职资格核准申请。

保险专业中介机构的高级管理人员应当实际履职，不再实际履职的，应及时办理相关离任事项及下任高级管理人员的任职事项。

第三十六条 保险专业中介机构在特殊情况下任命临时负责人的，任职时间最长不得超过 3 个月。

第三十七条 保险专业中介机构录用从业人员要严把人员准入关，严格审核拟聘用的从业人员的征信情况、从业经历及表现等，确保其品行良好。对征信情况、从业表现存在问题的，应当审慎聘用。确需聘用的，应当采取有效措施强化管理。

第三十八条 保险专业中介机构应当为符合监管规定的从业人员在中国银保监会保险中介监管信息系统办理执业登记，发放执业证书，并做好后期对执业登记事项的维护工作。

第三十九条 保险专业中介机构不得委托未进行执业登记的从业人员开展保险业务，不得为未在本机构实际从事保险业务的人员发放执业证书，不得向未办理执业登记的人员发放佣金。

第四十条 保险中介从业人员原则上只限于通过一家保险专业中介机构进行执业登记。

第四十一条 保险中介从业人员变更所属机构的，原所属机构应当在办理完离职手续后规定时限内注销其执业登记。

第四十二条 保险专业中介机构从业人员开展保险业务时，应当向客户出示执业证书，并告知客户执业信息查询方式。

第四十三条 保险专业中介机构应对本单位从业人员加强岗前培训和后续教育，确保从业人员具有从事保险业务所需的专业能力。

从业人员首次开展保险业务前，应当接受累计不少于80小时的岗前培训，其中接受保险法律和职业道德教育时间累计不得少于 12 小时。从业人员未经培训不得开展保险业务。

从业人员每年应当接受累计不少于 36 小时的后续教育，其中接受保险法律和职业道德教育时间累计不得少于 12 小时。

第四十四条 保险专业机构应当建立完整的从业人员培训档案。保险专业中介机构可以委托湖南省保险行业协会组织培训。

第四十五条 保险专业中介机构应建立从业人员的管理档案，及时、准确、完整地登记从业人员的基本资料、培训情况、业务情况等内容，留存从业人员身份证明等资料。其中，基本资料应至少包括从业人员的姓名、性别、身份证号、归属团队、入离司时间、执业证编号、执业登记或注销时间、手机号码、联系地址等信息。 

第四十六条 保险专业中介机构应建立详细的培训管理档案，内容应包括：

   （一）培训方案、培训通知和签到表；

   （二）培训人员成绩单或评估表；

   （三）培训现场相关影音资料和课件。

   第四十七条 从业人员档案的保存期限从离职之日起不得少于三年，培训管理档案的保存期限从培训结束之日起不得少于三年。

   第四十八条 保险专业中介机构应当积极落实《湖南省保险行业协会保险销售从业人员业内流动管理自律公约》《湖南省人身保险业防范治理销售误导自律公约》《湖南省保险行业严重违法违规从业人员信息报送与惩戒自律公约》等自律文件要求，切实加强对从业人员管理，不断提升从业人员职业素质的培养和道德风险的防范。

第四十九条 保险专业中介机构应当加强对从业人员的日常管理工作，定期对从业人员队伍进行排查，采取有效措施防范从业人员参与或从事非法集资、传销、销售非保险金融产品等活动。

第五章  财务管理

第五十条 保险专业中介机构应当依据法律、行政法规及中国银保监会有关规定进行会计核算，真实、完整地记录企业的会计信息。应加强费用预算、审批、核算、审计等内控管理，据实列支各项经营管理费用，手续费、佣金等营业收入必须全额纳入账内核算，不得通过个人账户、其它账户帐外核算或现金核算，确保业务财务数据真实、准确、完整。

第五十一条 保险专业中介机构应根据监管规定，开立以下专用账户：

   （一）独立的客户资金专用账户，用于代收保险费、为投保人、被保险人和受益人代领的退保金、保险金；

   （二）独立的资金专用账户，用于收取代理、经纪佣金或者保险公估业务报酬；

   （三）托管账户，用于保险专业中介机构法人对注册资本或者营运资金实施托管；

（四）保证金专户，用于保险专业中介机构法人缴存保证金或者职业风险基金。

保险专业代理机构、保险经纪机构不得利用个人账户核算和管理代收保险费或客户资金。

保险专业中介机构的专用账户不得与其他账户混用，账户资金应采用转账方式收付。

第五十二条 保险专业中介机构应当完善会计档案管理制度，严格查阅手续，防止会计档案被替换、更改、损毁或者遗失。

第五十三条 保险专业中介机构在经济往来中原则上应采用转账方式支付各类费用，包括内勤工资、从业人员佣金或者公估费，管理成本、费用支出等。

第五十四条 保险专业中介机构应当对财务工作实施授权管理，明确总公司及分支机构的内部各级管理层、具体经办人员的权限范围和审办流程。保险专业中介机构应当限制未经授权的人员直接接触财务及相关工作。

第五十五条 保险专业中介法人机构应当在每一会计年度结束后聘请会计师事务所对本公司的资产、负债、利润等财务状况，以及注册资本或者营运资金托管情况，监管费报告单进行审计，并在每一会计年度结束后4 个月内向湖南银保监局报送相关审计报告。

第五十六条 保险专业中介机构应当依法建立固定资产管理制度，规范固定资产管理流程，明确固定资产在申购、采购、使用、盘点、保管、折旧、报废等环节的具体要求。

第五十七条 保险专业中介机构应当依法向主管税务机关申领发票，并妥善保管空白发票，不得伪造、私造发票，不得以其他单据或白条代替发票开具，在从事保险中介业务活动时，应当据实开具发票，严禁虚构中介业务、虚开发票协助保险公司套取费用。

第五十八条 保险专业中介机构与保险公司开展合作时，应在合作协议中明确约定合作期限、合作内容、支付标准、保险公司唯一付款账号、保险专业中介机构唯一收款账号。保险专业中介机构收款账号的开户名应与合作协议中保险专业中介机构名称一致。

第六章  信息化管理

第五十九条 保险专业中介法人机构应完成企业业务财务的信息化建设，配备并使用涵盖所有分支机构的保险中介业务、财务系统，记录相关业务经营活动，确保公司业务和财务数据的及时、准确与安全。

外地法人驻湘保险专业中介分支机构，也应依托法人机构并结合自身实际，积极推进信息化建设的工作。

第六十条 保险专业中介机构使用的保险中介业务管理系统应当具备业务管理、单证管理、客户管理、销售人员管理、业务报表统计等基本业务管理统计功能，确保公司业务数据全面、及时、准确，总公司应具备对分支机构业务、财务系统的实时查询权限。

第六十一条 保险专业中介机构使用的保险中介财务管理系统应当具备结算管理、收付费管理、手续费佣金管理、发票管理、财务报表统计等基本功能，确保公司财务数据的全面、真实、安全。

第六十二条 保险专业中介机构应加强保险中介业务档案的管理。各保险中介机构及其分支机构除妥善保存纸质业务档案之外，还应当通过中介业务系统建立完整规范的业务电子档案，保证业务档案的全面、真实、完整，促进保险中介机构加强相关内控建设。

第六十三条 保险专业中介机构的业务系统和财务系统提供的相关业务、财务数据应保持一致，并与报送给监管部门和协会的数据保持一致，确保数据的真实性。

第六十四条 保险专业代理机构、保险经纪机构应当加强对出单系统的管理，出单系统只能安装在保险中介机构营业执照标明的营业场所内，不得在营业执照标明的营业场所外擅自设置远程出单点或远程打印系统，严禁向非法中介机构或个人提供远程出单权限。

第六十五条 保险专业代理机构、保险经纪 机构应当与保险公司的核心业务系统实时联网，确保保险标的信息和保单信息能实时完整地录入保险公司的核心业务系统，严禁出现手工出单、系统外出单或脱机打印的现象，严禁出具“鸳鸯单”和“阴阳发票”。

第七章  自媒体管理

第六十六条 保险专业中介机构应当通过加强事前预防、完善事中监控、严格事后追责等方式,扎实做好自媒体保险营销宣传行为管控, 杜绝出现违反《保险法》《广告法》《网络安全法》等法律、行政法规和保险监管机构有关规定。

第六十七条 保险专业中介机构应当切实承担起自媒体保险营销宣传行为管理的主体责任,建立健全官方自媒体和所属保险从业人员个人自媒体信息的审核管控、监测检查、应急处置、考核评价与责任追究制度。

第六十八条 保险专业中介机构应当明确自媒体开设条件和标准,指定专门部门负责官方自媒体信息编发及审核,制定审核标准并落实相关责任。

第六十九条  保险专业中介机构应当建立从业人员个人自媒体保险营销宣传信息报告制度,强化对所属保险从业人员个人自媒体发布保险营销宣传信息的监测和检查。

第七十条 保险专业中介机构应当完善违法和不当自媒体保险营销宣传行为的处置措施,严格追究涉事机构和人员的责任。

第七十一条 保险专业中介机构应当增加入职培训及日常培训中合规教育与职业道德教育的内容比重和课时数量,紧跟互联网特别是自媒体发展趋势,引导保险从业人员合法合理使用自媒体开展营销宣传活动,对不实言论做到不制造、不相信、不传播。

第七十二条 保险专业中介机构应当创新培训教育形式,及时总结保险行业及本公司出现的违法和不当自媒体保险营销宣传行为典型案例并引入保险从业人员合规教育与职业道德教育,发挥警示作用。

保险专业中介机构应当建立培训考核机制,跟踪培训教育效果,确保从业人员树立谨慎运用自媒体开展保险营销宣传行为的合规意识,建立言论负责的职业道德素养。

第七十三条 保险专业中介机构应当提高自媒体信息的更新频率,提升信息质量,并向从业人员提供可供转发的信息链接,保证从业人员有充分、准确的自媒体保险营销宣传信息来源。

第七十四条 保险专业中介机构应当严格规范所属从业人员利用自媒体编发保险营销宣传信息行为,对于涉及保险产品介绍、销售政策和营销宣传推介活动的,应以官方自媒体信息为准,严禁分支机构及从业人员自行编发。对于不涉及保险产品介绍、销售政策和营销宣传推介活动的，应当指定责任部门进行审核管理。

第七十五条 保险专业中介机构应当指定责任部门进行审核管理;应当严格规范从业人员转载保险营销宣传信息行为,严禁转载未经审核的营销宣传信息,确保转载信息真实可靠以及信息源可追溯。

第七十六条 保险专业中介机构应当加强自媒体保险营销宣传信息监控,采取个人报告、定期自查、关键词检索、委托第三方机构监控等方式,对自媒体和从业人员个人自媒体保险营销宣传信息进行监控,并落实上级主管对所辖从业人员个人自媒体保险营销宣传行为的监督责任。

第七十七条 保险专业中介机构应当制定自媒体舆情应急处置预案,与网络管理部门和自媒体运行机构建立合作处置机制, 确保在发现自媒体舆情事件后及时做出响应并删除违法和不当信息,积极妥善处理因违法和不当自媒体保险营销宣传行为引发的保险消费投诉。

第七十八条 保险专业中介机构应当建立完善监督举报机制,开设举报电话、举报邮箱以受理违法和不当自媒体保险营销宣传信息举报并及时处置。

第八章  附   则

第七十九条  保险专业中介机构每半年开展一次自评，每年7月和次年度1月前向协会提交公司负责人签字并加盖公司公章的合规风险评估表。

第八十条  本指引的解释权归属湖南省保险行业协会。